Vos missions

Au sein de la direction des services cliniques, l’agent·e administratif·ve d’accueil et d’accès aux services cliniques travaille transversalement avec les équipes administratives et cliniques, notamment l’équipe d’intervention psychosociale.

Elle ou il prend en charge l’accès physique et téléphonique des usager·ère·s dans l’organisme, puis participe à l’ouverture des demandes de services, à la préparation des dossiers et à l’orientation de ceux-ci vers les services psychosociaux ou psychothérapeutiques.

Parallèlement, l’agent·e administratif·ve d’accueil et d’accès aux services cliniques collabore avec les partenaires et la clientèle dans le but d’obtenir toutes les informations pertinentes au traitement de son dossier dans les services.

* Intervenant·es, on sait que vous rêvez de travailler à La Traversée, mais ce poste n’est pas un poste en intervention. Restez à l’affût d’un prochain affichage…

Ce poste comporte notamment l’exercice des responsabilités suivantes :

ACCÈS AUX SERVICES CLINIQUES (70%) :

• Répondre aux demandes de services des usager·ères et des partenaires pour toute la Montérégie ;
• Évaluer les critères de références pour les personnes victimes de violence sexuelle ;
• Présenter et expliquer les services cliniques de La Traversée en français ou en anglais ;
• Assurer la prise de rendez-vous pour les rencontres d’évaluation des impacts et des besoins ;
• Rédiger la documentation nécessaire à la demande de service à la suite d’une référence ;
• Contacter les partenaires pour obtenir tous les documents nécessaires à la prestation de services ;
• Préparer le dossier des usager·ère·s dès le moment de la référence jusqu’à la prise en charge du dossier par un·e intervenant·e psychosocial·e ou un·e psychothérapeute ;
• Participer au processus de documentation des dossiers clients sur la plateforme clinique et dans l’espace clinico-administratif ;
• Mettre à jour les demandes de services suivant la réception de nouvelles informations et les listes d’attente ;
• Orienter les usager·ère·s pour des besoins ponctuels ;
• Colliger et structurer les données de la clientèle à des fins statistiques ;
• Réaliser les appels et rencontres d’évaluation de la satisfaction des services auprès des usager·ère·s du CIViS ;
• Réaliser les entrevues de sortie des services dans le cadre de la recherche ;
• Toute autre tâche connexe.

ACCUEIL / RÉCEPTION (30%) :

• • Recevoir et orienter les appels téléphoniques selon la nature de la demande ;
  • Prendre les messages et les transmettre ;
  • Compléter et tenir à jour le registre des entrées ;
  • Effectuer les appels de confirmation et/ou d’annulation de rendez-vous auprès de la clientèle ;
  • Accueillir la clientèle et annoncer leur arrivée aux personnes concernées ;
  • Effectuer des tâches courantes administratives et de secrétariat ;
  • Tenir à jour plusieurs bases de données ;
  • Numériser, classer et détruire des documents ;
  • Faire des requêtes de services auprès de certains fournisseurs ;
  • Gestion de l’inventaire du matériel de bureau ;
  • Participer à l’organisation et à la logistique des événements d’autofinancement ;
  • S’assurer quotidiennement de la propreté et du rangement des locaux ;
  • Soutenir l’adjointe à la direction générale dans toutes ses tâches ;
  • Trier et distribuer le courrier ;
  • Assurer l’accueil téléphonique et présentiel, préparer les salles d’entrevue d’investigation.